Quem aprova o quê? Desenhe um fluxo que faça sentido.

Defina a responsabilidade de cada etapa

Comece pelo que cada pessoa precisa decidir. O gestor pode avaliar a relação com a atividade da área. O financeiro pode conferir os dados necessários ao processamento. Separar essas perguntas ajuda a evitar duas aprovações que fazem exatamente a mesma verificação.

Use critérios que possam ser explicados

Valor, categoria e centro de custo podem orientar o encaminhamento. O importante é que o colaborador consiga entender por que a solicitação foi para determinado responsável. Evite combinações difíceis de manter ou regras que dependam de informações que ainda não foram preenchidas.

• Escolha quais condições exigem uma segunda aprovação.
• Defina um responsável para cada centro de custo.
• Documente a prioridade quando mais de uma regra se aplica.

Planeje ausências e devoluções

Um fluxo precisa funcionar quando alguém está de férias. Defina substituições e quem acompanha solicitações paradas. Na devolução, peça uma orientação específica: “anexar comprovante legível” é mais útil que “corrigir despesa”. Preserve o motivo junto da solicitação para que o histórico continue compreensível.

Teste antes de colocar em uso

Faça uma pequena matriz com casos comuns e exceções. Para cada um, registre o responsável esperado e o resultado. Inclua uma despesa exatamente no limite, uma acima dele, uma sem centro de custo e outra com possível duplicidade. Compare o caminho configurado com a decisão esperada.

Acompanhe o fluxo, não só a fila

Observe em quais etapas acontecem devoluções ou espera recorrente. Às vezes falta um aprovador substituto; em outras, a informação chega incompleta. Ajuste a causa antes de adicionar mais uma etapa. Um fluxo útil deixa cada decisão visível e permite que a próxima pessoa continue com contexto.