Antes de conectar o ERP, conecte as informações.

Mapeie os campos essenciais

Liste os dados que o ERP precisa para receber uma despesa. Depois, identifique de onde cada campo vem e quais transformações são necessárias. Uma categoria com nome simples para o colaborador pode corresponder a um código específico no sistema de gestão.

• Empresa, colaborador e identificadores de cadastro.
• Categoria, centro de custo e projeto, quando aplicável.
• Valor, data, moeda e referência da despesa.
• Status de aprovação e documentos necessários ao processo.

Escolha a origem de cada cadastro

Se um centro de custo muda, quem atualiza essa informação? Defina qual sistema é a referência e como a alteração chega ao outro lado. Documente também o tratamento de registros inativos para que novas despesas não usem uma opção que deixou de existir no ERP.

Combine o momento de envio

A aprovação pode ser uma condição para integrar, mas o momento exato depende da operação. Alinhe quais estados permitem o envio e o que acontece se uma informação mudar depois. Diferencie “enviado”, “recebido” e “processado”: esses eventos podem representar etapas distintas.

Planeje erros e novas tentativas

Uma indisponibilidade não deve deixar a equipe sem saber o que aconteceu. Defina como identificar falhas, quem acompanha a fila e quando repetir um envio. O desenho técnico deve considerar identificadores que permitam evitar registros duplicados em novas tentativas.

Valide com exemplos da operação

Teste em ambiente apropriado uma despesa comum, uma classificação inválida e uma tentativa repetida. Confira o resultado no destino, não apenas a mensagem de envio. Os conectores, campos disponíveis e regras dependem do ERP e do escopo definido para cada empresa.